Aktuality > Canon: Dejme šanci strojům, otevřou nám nové možnosti

Canon: Dejme šanci strojům, otevřou nám nové možnosti

Radost ze smysluplné práce a přenechání únavné rutinní činnosti strojům je jedním z hlavních příslibů digitalizace firemních procesů. „Díky novým technologiím mohou lidé dělat jen to, co umějí nejlépe,“ říká Antonín Brož, šéf divize Canon Business Information Services. A doplňuje, že automatizace zároveň firmám přináší úsporu času, peněz i pracovních sil, kterých je v současné době na trhu nedostatek.

Společnost Canon patří, vedle tradiční výroby fotoaparátů, kamer, kancelářských zařízení a tiskových strojů, k největším poskytovatelům těchto moderních firemních řešení. Základem jejích služeb je digitalizace dokumentových a manažerských procesů.

„Pro firmy chceme být průvodcem do světa digitálních služeb. Jde v první řadě o automatické zpracování faktur, tedy jejich roztřídění, převedení do digitální podoby, ověření správnosti údajů, platbu a archivaci. Toto řešení je vhodné pro firmy, které vyřizují více než 25 tisíc faktur ročně,“ uvádí Antonín Brož.

O půlku rychlejší, o třetinu levnější
Právě automatické zpracování faktur je dobrým příkladem fungující digitalizace firem u nás i ve světě. Tento proces nahrazuje manuální vyřizování každého kontaktu s dodavateli a zákazníky a na jeho konci je digitální soubor všech informací potřebných k vyřízení. Touto cestou už se vydaly firmy, jako je například mezinárodní logistická společnost DB Schenker, která tak zkrátila dobu zpracování faktur na polovinu.

„Každý dodavatel vám pošle fakturu v trochu jiném formátu, pokaždé má jiný počet stran a jinou vnitřní logiku. Většina firem proto stále potřebuje lidi na to, aby faktury nejprve roztřídili a přepsali do podnikového systému, než dojde k jejich vypořádání a zúčtování. V době moderních technologií zpracování obrazu a rozpoznání textu lze přitom lidskou práci využívat mnohem lépe a pro firmu výhodněji,“ vysvětluje Václav Hána, šéf Canon Delivery Centre, které již přes deset let digitálně zpracovává ročně přes 25 milionů stránek různých dokumentů pro klienty z celé Evropy. Řadí se mezi ně například mezinárodní síť autopůjčoven Hertz, developer CBRE, energetická společnost innogy, IT specialista DXC Technologies, ale také zástupci finančního sektoru jako Allianz a dašlí.

„Z naší dlouholeté zkušenosti vyplývá, že průměrná firma, která přejde na automatické zpracování faktur, zrychlí celý proces o více než 40 % a ušetří 30 % nákladů na zpracování. Navíc si firma často vylepší vztahy se svými dodavateli, protože se jí sníží počet ztracených faktur o dvě třetiny a eliminuje se pětina opožděných plateb,“ popisuje šéf Canon Delivery Centre výhody digitalizace. Letos služby centra porostou o třicet procent, takže za pár let by se některé firemní kanceláře mohly zcela obejít bez papírových dokumentů.

Lék na složenky
Další moderní službou z portfolia Canonu je hromadná zákaznická komunikace. Týká se hlavně velkých podniků, které spravují více než 100 tisíc koncových uživatelů, nejčastěji z oblasti bankovnictví, pojišťovnictví a z energetického sektoru, jako jsou Vienna Insurance Group nebo ČEZ.

„Dokážeme jim kompletně pokrýt jejich komunikaci se zákazníky. Typicky jde o měsíční fakturace, výpisy z účtu nebo multikanálová marketingová sdělení, které zasíláme nejen v papírové podobě, ale směřujeme je také do e-mailů, SMS zpráv, na webové stránky a sociální sítě,“ vypočítává Antonín Brož.

Těchto služeb například využívá i Generální finanční ředitelství ČR. „Nedávno jsme rozesílali statisíce složenek pro daň z nemovitosti. Při tak velkém objemu zpracování dat a hromadné korespondence je nutné mít profesionální zázemí s odpovídající technikou i know-how – a naše stroje jsou schopné obálkovat až 20 tisíc dopisů za hodinu. Zákazníkovi dokážeme zároveň nabídnout výhodnější sazby poštovného,“ podotýká šéf divize Canon Business Information Services.

Canon rovněž nabízí poštovní podatelnu, takzvaný mailroom. U velkých společností, které vyřizují třeba pět tisíc kontaktů denně, ať už skrze dopisy, datové schránky, e-maily nebo telefonáty, je schopen garantovat, že se příslušné informace dostanou ke skutečně kompetentním lidem. Celý proces se tímto způsobem výrazně zefektivní.

Historie přehledně a digitálně
Stále oblíbenější službou jsou reprostřediska pro tisk firemních brožur, manuálů či marketingových podkladů a také zajištění hromadného skenování historických archivů, které se zdigitalizují a přemístí z fyzického skladu do digitálního.

„Částečně jsme takto digitalizovali Památník národního písemnictví. Ze zahraničních zakázek se můžeme pochlubit třeba digitalizací rozsáhlého archivu rakouské železnice. Tehdy k nám každý týden vozily dokumenty kamiony,“ vzpomíná Brož.

Nahradí tedy jednou moderní technologie lidskou pracovní sílu? V některých oblastech určitě ano. Automatizace už dnes dokáže zefektivnit nebo zajistit procesy, které dosud manuálně dělali lidé. Ti v optimální variantě neodejdou, ale mohou se věnovat smysluplnější práci, například kontrole a vývoji.

„Účetní možná zprvu nebudou mít radost, až jejich původní agendu převezme softwarový robot, který kromě vyšší rychlosti nabídne nižší náklady i chybovost. Na druhou stranu přece nedává smysl, aby vedoucí účtárny zakládal do šanonu papírové faktury, když může řešit strategické věci. Technologická řešení pomohou firmám snadněji zvládnout jejich expanzi a uvolní lidem ruce pro práci s vyšší přidanou hodnotou,“ uzavírá Antonín Brož, šéf divize Canon Business Information Services.